Должностные обязанности заведующего канцелярией

3.1. На заведующего канцелярией возлагается осуществление следующих функциональных обязанностей:

- организует работу канцелярии;

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

-обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции (в том числе регистрацию и учет гражданских, уголовных дел и административных материалов);

- осуществляет первоначальное оформление гражданских, уголовных дел и административных материалов (подшивка в обложку, нумерация листов, составление описи);

- осуществляет ежегодное составление номенклатуры дел;

- осуществляет регистрацию и учет поступающих на судебный участок предложений, заявок, жалоб, контроль за сроками их рассмотрения;

-осуществляет своевременное оформление и  отправку дел с апелляционными и частными жалобами, протестами в вышестоящий суд;

-    направляет по запросам компетентных органов судебные дела, иные материалы и документы;

-    ведет прием, учет, хранение, уничтожение и списание бланков исполнительных листов, ведение журнала учета бланков исполнительных листов;

-    осуществляет выписку и выдачу исполнительных листов;

-     выдает копии приговоров, постановлений, определений суда, подлинников документов из дела по распоряжению мирового судьи;

-     ведет архив (организацию работы по учету и хранению уголовных, гражданских и административных дел, других материалов и вещественных доказательств, составление архивных описей);

-ведет журналы и учетно-статистические карточки по уголовным, гражданским и административным делам;

-осуществление подготовки и направление документов по исполнению гражданских дел, а также контроля за получением сообщений об их исполнении;

- ведет учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других судов;

- осуществляет составление и представление в установленные сроки в Агентство статистических отчетов;

- отправляет почтовую корреспонденцию  по назначению (в случае отсутствия на судебном участке секретаря-делопроизводителя);

- составляет отчет о почтовых расходах и своевременное представление его в Агентство (в случае отсутствия на судебном участке  секретаря-делопроизводителя);

-   ведет учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей судебного  участка;

-   осуществляет контроль за потребностью судебного участка в бланочной продукции, канцелярских принадлежностях, предметах хозяйственного обихода, технических средствах, необходимых для бесперебойной работы судебного участка и своевременное представление заявок в Агентство;

-   участвует в организации охраны зданий, помещений и другого имущества судебного участка, в том числе, организации сдачи под охрану на пульт помещений судебного участка (судебных участков);

- осуществляет контроль за исправностью средств связи, пожарно-охранной, тревожной сигнализации, электрооборудования и доступ к соответствующим щиткам, а также выполняет мероприятия по охране труда, противопожарной безопасности и технике безопасности и своевременно извещает Агентство о неисправности вышеуказанных технических средств;

-осуществляет общее руководство работой обслуживающего персонала, подготовка проектов договоров на уборку помещений судебных участков и других работ, составление ежемесячных актов выполненных работ и своевременное представление их в Агентство.